L’une des choses les plus importantes pour votre comptable est de recevoir les bons types de documents pour vos recettes et vos dépenses, et cela devrait aussi être important pour vous.
Mais pourquoi ?
Vos documents sont la base qui justifie vos recettes et vos dépenses auprès des autorités ; ne pas avoir les bons entraînera des impôts plus élevés et potentiellement de lourdes pénalités. Dans cet article, nous résumons les connaissances essentielles que vous devriez avoir :
I. Recettes :
- Lorsque votre entreprise vend ses biens et services à une autre société, vous êtes tenu d’émettre une facture comprenant les données de votre société, les données de la société cliente, un numéro séquentiel à 10 chiffres, la date de la vente, la description et la quantité de ce que vous vendez, le prix unitaire, le prix total, le montant et le taux de TVA, le montant total dû et le mode de paiement. Si vous ne facturez pas de TVA, vous êtes également tenu d’indiquer le motif de non-facturation de la TVA.
- Lorsque vous vendez à des particuliers, ceux-ci peuvent demander une facture et vous êtes tenu de la leur remettre s’ils la demandent ; sinon, vous n’êtes pas obligé d’établir une facture pour chaque vente.
- Lorsque vous recevez des paiements en espèces (quel que soit le type de client), vous êtes tenu de disposer d’une caisse enregistreuse et d’émettre un ticket de caisse pour chaque vente payée en espèces. Lorsque vous recevez un paiement par carte via un terminal de paiement dans votre magasin, vous êtes également tenu d’émettre un ticket de caisse. Il existe aujourd’hui des appareils qui combinent terminal de paiement et caisse enregistreuse.
- Si vous avez une boutique en ligne et que vous expédiez vos marchandises par coursier, vous êtes tenu d’émettre un ticket de caisse et de l’envoyer à votre client. Selon le service de votre coursier, vous pourrez peut-être vous dispenser du ticket.
- Si vous vendez en ligne des services payés par un moyen de paiement en ligne, vous êtes la plupart du temps tenu d’émettre un ticket de caisse ou un ticket de caisse numérique via un logiciel spécialisé.
II. Dépenses :
- Pour la quasi-totalité de vos dépenses professionnelles, vous devez disposer d’une facture, faute de quoi la dépense ne sera pas déductible fiscalement. Il existe bien sûr quelques exceptions : par exemple, un ticket suffit pour vos frais de repas et de représentation.
- Si vos dépenses sont payées en espèces ou par carte, vous devez conserver votre ticket de caisse avec la facture.
- Il n’est pas nécessaire d’avoir un contrat écrit avec chaque fournisseur, mais pour les services de valeur élevée, c’est recommandé et, de manière générale, il est beaucoup plus sûr pour vous d’avoir un contrat.
- Si vous payez des salaires en espèces, il est obligatoire de faire signer un bulletin de paie à votre salarié.
Dois-je conserver une copie papier de toutes mes factures ?
Aujourd’hui, la plupart des factures sont transmises par e-mail et de moins en moins sont reçues sur papier. Toutes les factures reçues sur papier doivent être conservées et ne doivent pas être jetées. En revanche, il n’est pas nécessaire d’imprimer celles reçues au format PDF : les conserver sous forme numérique suffit, et vous pourrez toujours les imprimer en cas de besoin. Un bon comptable mettra à votre disposition un archivage numérique bien organisé, accessible à tout moment.
