Şirket giderleri nasıl doğru belgelenir? - faturalar, sözleşmeler vb.

Muhasebeciniz için en önemli konulardan biri, gelirleriniz ve giderleriniz için doğru türde belgeleri almaktır ve bu sizin için de önemli olmalıdır. 

Peki neden? 

Elinizdeki belgeler, gelir ve giderlerinizi yetkili makamlar önünde kanıtlamanın temelidir; doğru belgelere sahip olmamak daha yüksek vergilere ve olası ağır cezalara yol açar. Bu yazıda sahip olmanız gereken en temel bilgileri özetlemeye çalışıyoruz:

I. Gelirler:

1. İşletmeniz mal ve hizmetlerini başka bir şirkete sattığında, şirketinizin bilgilerini, müşteri şirketin bilgilerini, 10 haneli sıralı bir numarayı, satış tarihini, sattığınız şeyin tanımını ve miktarını, birim fiyatı, toplam fiyatı, KDV tutarını ve KDV oranını, ödenecek toplam tutarı ve ödeme şeklini içeren bir fatura düzenlemek zorundasınız.  KDV uygulamıyorsanız, KDV uygulamama nedenini de yazmak zorundasınız. 
2. Bireylere satış yaptığınızda, bu kişiler fatura talep etme hakkına sahiptir ve talep ederlerse size fatura vermek zorundasınız; aksi halde her satışı faturayla kayıt altına almak zorunda değilsiniz.
3. Nakit ödeme aldığınızda (müşterinin türünden bağımsız olarak) bir yazar kasanızın olması ve nakit ödenen her satış için yazar kasa fişi düzenlemeniz zorunludur. Mağazanızdaki POS terminali aracılığıyla kartla ödeme aldığınızda da yazar kasa fişi düzenlemek zorundasınız. Günümüzde POS terminali ile yazar kasayı tek bir cihazda birleştiren donanımlar bulabilirsiniz. 
4. Bir online mağazanız varsa ve ürünlerinizi kuryeyle gönderiyorsanız, yazar kasa fişi düzenleyip müşterinize göndermek zorundasınız. Kurye hizmetinize bağlı olarak fişi düzenlemekten muaf olabilirsiniz.
5. Online ödeme yöntemiyle ödenen hizmetleri internet üzerinden satıyorsanız, çoğu durumda özel bir yazılım aracılığıyla yazar kasa fişi veya dijital yazar kasa fişi düzenlemek zorundasınız. 

II. Giderler:

1. Neredeyse tüm iş giderleriniz için gidere ilişkin bir faturanızın olması zorunludur; aksi halde gider vergiden düşülemez. Elbette birkaç istisna vardır; örneğin yemek ve ağırlama giderleriniz için fiş yeterlidir. 
2. Giderleriniz nakit veya kartla ödeniyorsa, yazar kasa fişini faturayla birlikte saklamanız gerekir.
3. Çalıştığınız her tedarikçiyle yazılı bir sözleşmenizin olması gerekmez, ancak yüksek tutarlı hizmetler için sözleşme yapılması tavsiye edilir ve genel olarak bir sözleşmenizin olması sizin için çok daha güvenlidir. 
4. Maaşları nakit ödüyorsanız, çalışanınızdan bir ödeme bordrosu imzalamasını istemeniz zorunludur.

Tüm faturalarımın kâğıt kopyasını saklamalı mıyım? 

Günümüzde faturaların çoğu e-posta ile iletilmekte, kâğıt üzerinde alınanların sayısı ise azalmaktadır. Kâğıt olarak aldığınız tüm faturaları arşivde saklamalı ve atmamalısınız. Ancak PDF olarak aldığınız faturaları yazdırmanıza gerek yoktur; bunları dijital olarak saklamanız yeterlidir ve ihtiyaç duyduğunuzda her zaman yazdırabilirsiniz. İyi bir muhasebeci, size her an erişebileceğiniz, iyi düzenlenmiş bir dijital arşiv sağlar.