איך לתעד נכון את הוצאות החברה? – חשבוניות, חוזים ועוד

אחד הדברים החשובים ביותר עבור רואה החשבון שלכם הוא לקבל את סוגי המסמכים הנכונים עבור ההכנסות וההוצאות שלכם, וזה צריך להיות חשוב גם לכם. 

אבל למה? 

המסמכים שבידיכם הם הבסיס להצדקת ההכנסות וההוצאות שלכם מול הרשויות; היעדר המסמכים הנכונים יוביל למסים גבוהים יותר ואולי גם לקנסות כבדים. במאמר זה ננסה לסכם את הידע הנפוץ ביותר שכדאי שיהיה לכם:

I. הכנסות:

1. כאשר העסק שלכם מוכר טובין ושירותים לחברה אחרת, אתם חייבים להנפיק חשבונית הכוללת את פרטי החברה שלכם, את פרטי החברה של הלקוח, מספר רץ בן 10 ספרות, את תאריך המכירה, תיאור וכמות של מה שאתם מוכרים, מחיר ליחידה, מחיר כולל, סכום המע״מ ושיעור המע״מ, הסכום הכולל לתשלום ואופן התשלום.  אם אינכם גובים מע״מ, אתם חייבים לציין גם את הסיבה לאי-גביית המע״מ. 
2. כאשר אתם מוכרים ליחידים, הם רשאים לבקש חשבונית  ואתם חייבים לתת להם אותה אם ביקשו, אך מעבר לכך אינכם חייבים לתעד כל מכירה בחשבונית.
3. כאשר אתם מקבלים תשלומים במזומן (ללא קשר לסוג הלקוח), אתם חייבים להחזיק קופה רושמת ולהנפיק קבלת קופה עבור כל מכירה ששולמה במזומן. כאשר אתם מקבלים תשלום בכרטיס באמצעות מסוף POS בחנות שלכם, אתם חייבים גם כן להנפיק קבלת קופה. כיום ניתן למצוא חומרה המשלבת מסוף POS וקופה רושמת במכשיר אחד. 
4. אם יש לכם חנות מקוונת ואתם שולחים את הסחורה באמצעות שליחויות, אתם חייבים להנפיק קבלת קופה ולשלוח אותה ללקוח. בהתאם לשירות של חברת השליחויות שלכם, ייתכן שתוכלו לוותר על הקבלה.
5. אם אתם מוכרים שירותים באינטרנט שמשולמים באמצעי תשלום מקוון, ברוב המקרים אתם חייבים להנפיק קבלת קופה או קבלת קופה דיגיטלית באמצעות תוכנה ייעודית. 

II. הוצאות:

1. כמעט עבור כל ההוצאות העסקיות שלכם אתם חייבים להחזיק חשבונית עבור העלות, אחרת היא לא תוכר כהוצאה לצורכי מס. יש כמובן כמה חריגים; לדוגמה, עבור הוצאות על ארוחות ואירוח מספיקה קבלה. 
2. אם העלויות שלכם שולמו במזומן או בכרטיס, עליכם לשמור את קבלת הקופה יחד עם החשבונית.
3. אין צורך בחוזה כתוב עם כל ספק שאתם עובדים איתו, אך עבור שירותים בעלי ערך גבוה יותר מומלץ שיהיה חוזה, ובאופן כללי בטוח הרבה יותר עבורכם שיהיה חוזה. 
4. אם אתם משלמים משכורות במזומן, חובה לבקש מהעובד לחתום על תלוש שכר.

האם עליי לשמור עותק נייר של כל החשבוניות שלי? 

כיום רוב החשבוניות נשלחות בדוא״ל, ופחות מתקבלות על נייר. את כל החשבוניות שקיבלתם על נייר עליכם לשמור בארכיון, ואין לזרוק אותן. עם זאת, אין צורך להדפיס את אלה שקיבלתם כקובצי PDF – די לשמור אותן באופן דיגיטלי, ותמיד תוכלו להדפיס אותן אם תזדקקו להן. רואה חשבון טוב יספק לכם אחסון דיגיטלי מאורגן היטב, הנגיש לכם בכל עת.