Für Ihren Buchhalter gehört es zu den wichtigsten Dingen, die richtigen Arten von Belegen für Ihre Einnahmen und Ausgaben zu erhalten – und das sollte auch für Sie wichtig sein.
Aber warum?
Ihre Belege sind die Grundlage, um Ihre Einnahmen und Ausgaben gegenüber den Behörden nachzuweisen. Fehlen die richtigen Belege, führt das zu höheren Steuern und möglicherweise zu empfindlichen Strafen. In diesem Artikel fassen wir das wichtigste Wissen zusammen, das Sie haben sollten:
I. Einnahmen:
- Wenn Ihr Unternehmen Waren und Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen verkauft, sind Sie verpflichtet, eine Rechnung auszustellen. Sie enthält die Daten Ihrer Gesellschaft, die Daten der Kundengesellschaft, eine fortlaufende 10-stellige Nummer, das Verkaufsdatum, eine Beschreibung und die Menge der verkauften Leistung, den Stückpreis, den Gesamtpreis, den Umsatzsteuerbetrag und den Umsatzsteuersatz, den fälligen Gesamtbetrag und die Zahlungsart. Wenn Sie keine Umsatzsteuer berechnen, sind Sie außerdem verpflichtet, den Grund dafür anzugeben.
- Wenn Sie an Privatpersonen verkaufen, dürfen diese eine Rechnung verlangen, und Sie sind verpflichtet, ihnen dann eine auszustellen. Ansonsten müssen Sie nicht jeden Verkauf mit einer Rechnung belegen.
- Wenn Sie Barzahlungen erhalten (unabhängig von der Art des Kunden), sind Sie verpflichtet, eine Registrierkasse zu haben und für jeden bar bezahlten Verkauf einen Kassenbon auszustellen. Auch wenn Sie in Ihrem Geschäft eine Kartenzahlung über ein POS-Terminal erhalten, müssen Sie einen Kassenbon ausstellen. Heute gibt es Geräte, die POS-Terminal und Registrierkasse in einem vereinen.
- Wenn Sie einen Onlineshop haben und Ihre Waren per Kurier versenden, sind Sie verpflichtet, einen Kassenbon auszustellen und an Ihren Kunden zu senden. Je nach Leistung Ihres Kurierdienstes können Sie auf den Bon möglicherweise verzichten.
- Wenn Sie Dienstleistungen online verkaufen, die über eine Online-Zahlungsmethode bezahlt werden, sind Sie in den meisten Fällen verpflichtet, einen Kassenbon oder einen digitalen Kassenbon über eine spezielle Software auszustellen.
II. Ausgaben:
- Für fast alle Ihre Geschäftsausgaben benötigen Sie eine Rechnung, sonst sind die Kosten nicht steuerlich abzugsfähig. Natürlich gibt es einige Ausnahmen – für Bewirtungs- und Unterhaltungskosten genügt zum Beispiel ein Kassenbon.
- Wenn Sie Kosten bar oder mit Karte bezahlen, müssen Sie den Kassenbon zusammen mit der Rechnung aufbewahren.
- Sie müssen nicht mit jedem Lieferanten einen schriftlichen Vertrag haben, bei höherwertigen Dienstleistungen ist er jedoch empfehlenswert, und generell sind Sie mit einem Vertrag deutlich besser abgesichert.
- Wenn Sie Gehälter bar auszahlen, müssen Sie Ihren Mitarbeiter eine Lohnquittung unterschreiben lassen.
Muss ich von allen Rechnungen eine Papierkopie aufbewahren?
Heute werden die meisten Rechnungen per E-Mail übermittelt, immer weniger kommen auf Papier. Alle Rechnungen, die Sie auf Papier erhalten haben, sollten Sie aufbewahren und nicht wegwerfen. Rechnungen, die Sie als PDF erhalten haben, müssen Sie jedoch nicht ausdrucken – eine digitale Speicherung genügt, und Sie können sie bei Bedarf jederzeit ausdrucken. Ein guter Buchhalter stellt Ihnen eine gut organisierte digitale Ablage zur Verfügung, auf die Sie jederzeit zugreifen können.
