Как правилно да отчетем фирмените си разходи? – фактури, договори и т.н.
Едно от най-важните неща за Вашия счетоводител е да получи правилно изготвени документи за Вашите приходи и разходи, и това трябва да е важно и за Вас.
Но защо?
Вашите документи са основата за доказване на Вашите приходи и разходи пред властите. Ако те не са правилно изготвени, може да се наложи да платите повече данъци и евентуално големи глоби. В тази статия се опитваме да обобщим най-важното, което трябва да знаете:
I. Приходи:
- Когато Вашият бизнес продава стоки и услуги на друга фирма, Вие сте задължени да издадете фактура, която включва данните на Вашата фирма, данните на фирмата на Вашия клиент, 10-цифрен пореден номер, дата на продажбата, описание и количество на това, което продавате, единична цена, обща цена, стойност на ДДС и процент ДДС, обща дължима стойност и начин на плащане. В случай, че не начислявате ДДС трябва да посочите и причината за това.
- Когато продавате на физически лица те имат право да Ви поискат фактура и Вие сте длъжен да им я издадете, но в противен случай не сте длъжни да издавате фактура за всяка продажба.
- Когато получавате плащания в брой (независимо от типа клиент) Вие сте задължен/а да имате касов апарат и да издавате касови бележки за всяка продажба, платена в брой. Когато получавате картови плащания чрез ПОС терминал, отново сте задължен/а да издавате касови бележки. В наши дни можете да намерите хардуер, който съчетава ПОС терминал и касов апарат в едно устройство.
- Ако притежавате електронен магазин и изпращате стоките чрез куриер, Вие сте задължен/а да издавате касови бележки и да ги изпращате на клиентите. В зависимост от услугите предлагани от обслужващата Ви куриерска фирма може да е възможно да пропуснете касовите бележки.
- Ако продавате услуги онлайн, за които Ви заплащат онлайн, в общия случай Вие сте задължен/а да издавате касова бележка или дигитална касова бележка чрез специализиран софтуер.
II. Разходи:
- За почти всички бизнес разходи Вие сте задължени да имате фактури за разходите. В противен случай те не могат да бъдат приспаднати. Има някои изключения разбира се. Например, за Вашите разходи за хранене и забавления е достатъчна само касова бележка.
- Ако заплащате разходите в брой или с карта, трябва да пазите касовата бележка заедно с фактурата.
- Не е необходимо да имате писмен договор с всеки купувач, с който работите, но за услуги на по-висока стойност се препоръчва да имате такива, а и по принцип много по-ниско рисково за Вас е да имате договор.
- Ако плащате заплати в брой, трябва задължително да изисквате от Вашите служители да се подписват на платежна ведомост.
Трябва ли да пазя хартиени копия от всички фактури?
Все повечето фактури се изпращат по имейл и все по-малко се получават на хартия. Трябва да пазите архив на всички фактури, които получавате на хартия и не бива да ги изхвърляте. Не е необходимо обаче да отпечатвате фактурите, които сте получили като PDF файлове. Достатъчно е да ги съхранявате дигитално, като при необходимост можете лесно да ги отпечатате. Добър счетоводител ще Ви предостави добре организиран дигитален архив, достъпен за Вас по всяко време.
