Как правильно оформлять расходы компании: счета, договоры и др.

Одна из самых важных вещей для Вашего бухгалтера — получать правильные виды документов по Вашим доходам и расходам, и для Вас это тоже должно быть важно. 

Но почему? 

Документы, которые у Вас есть, — это основание для подтверждения Ваших доходов и расходов перед государственными органами; отсутствие правильных документов приведёт к более высоким налогам и, возможно, к немалым штрафам. В этой статье мы постарались собрать самые основные сведения, которые Вам нужно знать:

I. Доходы:

1. Когда Ваш бизнес продаёт товары и услуги другой компании, Вы обязаны выставить счёт-фактуру, в которой указаны данные Вашей компании, данные компании-клиента, 10-значный последовательный номер, дата продажи, описание и количество продаваемого, цена за единицу, общая стоимость, сумма и ставка НДС, итоговая сумма к оплате и способ оплаты.  Если Вы не начисляете НДС, Вы также обязаны указать причину, по которой НДС не начисляется. 
2. Когда Вы продаёте физическим лицам, они вправе потребовать счёт-фактуру, и Вы обязаны выдать её по запросу, но в остальных случаях Вы не обязаны оформлять каждую продажу счётом-фактурой.
3. Когда Вы получаете оплату наличными (независимо от типа клиента), Вы обязаны иметь кассовый аппарат и выдавать кассовый чек на каждую продажу, оплаченную наличными. При оплате картой через POS-терминал в Вашем магазине Вы также обязаны выдать кассовый чек. Сегодня есть устройства, сочетающие POS-терминал и кассовый аппарат в одном. 
4. Если у Вас интернет-магазин и Вы отправляете товары курьером, Вы обязаны выдать кассовый чек и отправить его клиенту. В зависимости от услуг Вашей курьерской службы Вы, возможно, сможете обойтись без чека.
5. Если Вы продаёте услуги онлайн с оплатой через онлайн-способы оплаты, в большинстве случаев Вы обязаны выдавать кассовый чек или электронный кассовый чек через специализированное программное обеспечение. 

II. Расходы:

1. Почти по всем деловым расходам Вы обязаны иметь счёт-фактуру, иначе расход не будет уменьшать налогооблагаемую прибыль. Конечно, есть несколько исключений: например, для расходов на питание и представительские мероприятия достаточно чека. 
2. Если расходы оплачены наличными или картой, кассовый чек нужно хранить вместе со счётом-фактурой.
3. Заключать письменный договор с каждым поставщиком не обязательно, но для услуг более высокой стоимости это рекомендуется, и в целом с договором Вам намного безопаснее. 
4. Если Вы выплачиваете зарплату наличными, обязательно попросите сотрудника расписаться в платёжной ведомости.

Нужно ли хранить бумажные копии всех счетов-фактур? 

Сегодня большинство счетов-фактур пересылается по электронной почте, и всё меньше приходит на бумаге. Все счета-фактуры, полученные на бумаге, нужно хранить и не выбрасывать. Однако распечатывать полученные в PDF нет необходимости — достаточно хранить их в электронном виде, а при необходимости их всегда можно распечатать. Хороший бухгалтер обеспечит Вам хорошо организованное электронное хранилище, доступное Вам в любое время.