كيف أوثّق نفقات شركتي بشكل صحيح؟ الفواتير والعقود وغيرها

من أهم الأمور بالنسبة لمحاسبكم أن يتسلم الأنواع الصحيحة من المستندات الخاصة بإيراداتكم ونفقاتكم، وينبغي أن يكون ذلك مهمًا بالنسبة لكم أيضًا. 

ولكن لماذا؟ 

المستندات التي لديكم هي الأساس الذي تُثبتون به إيراداتكم ونفقاتكم أمام السلطات، وعدم امتلاك المستندات الصحيحة سيؤدي إلى ضرائب أعلى وربما إلى غرامات باهظة. نحاول في هذا المقال أن نلخص أهم المعلومات التي ينبغي أن تعرفوها:

أولًا. الإيرادات:

1. عندما تبيع شركتكم سلعها وخدماتها لشركة أخرى، تكونون ملزمين بإصدار فاتورة تتضمن بيانات شركتكم، وبيانات الشركة العميلة، ورقمًا تسلسليًا من 10 خانات، وتاريخ البيع، ووصف ما تبيعونه وكميته، وسعر الوحدة، والسعر الإجمالي، ومبلغ ضريبة القيمة المضافة ونسبتها، والمبلغ الإجمالي المستحق، وطريقة الدفع.  وإذا كنتم لا تفرضون ضريبة القيمة المضافة، فأنتم ملزمون أيضًا بذكر سبب عدم فرضها. 
2. عندما تبيعون لأفراد، يحق لهم طلب فاتورة  وأنتم ملزمون بإصدارها لهم إذا طلبوها، وفيما عدا ذلك لستم ملزمين بتوثيق كل عملية بيع بفاتورة.
3. عندما تتلقون مدفوعات نقدية (بغض النظر عن نوع العميل)، تكونون ملزمين بامتلاك جهاز تسجيل نقدي (كاشير) وبإصدار إيصال نقدي عن كل عملية بيع مدفوعة نقدًا. وعندما تتلقون دفعة بالبطاقة عبر جهاز نقاط البيع (POS) في متجركم، تكونون ملزمين أيضًا بإصدار إيصال نقدي. وفي أيامنا هذه يمكنكم العثور على أجهزة تجمع بين جهاز نقاط البيع وجهاز التسجيل النقدي في جهاز واحد. 
4. إذا كان لديكم متجر إلكتروني وترسلون بضائعكم عبر شركة شحن، تكونون ملزمين بإصدار إيصال نقدي وإرساله إلى عميلكم. وبحسب خدمة شركة الشحن التي تتعاملون معها، قد تتمكنون من الاستغناء عن الإيصال.
5. إذا كنتم تبيعون خدمات عبر الإنترنت تُدفع بوسيلة دفع إلكترونية، فأنتم في أغلب الأحيان ملزمون بإصدار إيصال نقدي أو إيصال نقدي رقمي عبر برنامج متخصص. 

ثانيًا. النفقات:

1. بالنسبة لجميع نفقات شركتكم تقريبًا، أنتم ملزمون بالحصول على فاتورة بالتكلفة، وإلا فلن تكون قابلة للخصم الضريبي. وهناك بالطبع بعض الاستثناءات، فعلى سبيل المثال يكفي الإيصال لتكاليف الوجبات والضيافة. 
2. إذا دُفعت تكاليفكم نقدًا أو بالبطاقة، فعليكم الاحتفاظ بالإيصال النقدي مع الفاتورة.
3. لا حاجة إلى إبرام عقد مكتوب مع كل مورد تتعاملون معه، ولكن يُستحسن ذلك بالنسبة للخدمات ذات القيمة الأعلى، وبوجه عام يكون وجود عقد أكثر أمانًا لكم بكثير. 
4. إذا كنتم تدفعون الرواتب نقدًا، فمن الإلزامي أن تطلبوا من موظفكم التوقيع على كشف الراتب.

هل يجب أن أحتفظ بنسخة ورقية من جميع فواتيري؟ 

في أيامنا هذه تُرسل معظم الفواتير بالبريد الإلكتروني، ويُستلم عدد أقل منها على الورق. وجميع الفواتير التي تسلمتموها على الورق ينبغي أن تحتفظوا بها في الأرشيف، ولا ينبغي أن تتخلصوا منها. ومع ذلك، لا حاجة إلى طباعة الفواتير التي تسلمتموها بصيغة PDF، إذ يكفي حفظها رقميًا، ويمكنكم دائمًا طباعتها إذا احتجتم إليها. والمحاسب الجيد سيوفر لكم أرشيفًا رقميًا منظمًا جيدًا يمكنكم الوصول إليه في أي وقت.