Cum documentez corect cheltuielile firmei? Facturi, contracte

Unul dintre cele mai importante lucruri pentru contabilul dumneavoastră este să primească tipurile corecte de documente pentru venituri și cheltuieli, iar acest lucru ar trebui să fie important și pentru dumneavoastră. 

Dar de ce? 

Documentele pe care le aveți sunt baza pentru justificarea veniturilor și cheltuielilor în fața autorităților; lipsa documentelor corecte va duce la impozite mai mari și, posibil, la amenzi considerabile. În acest articol încercăm să rezumăm cele mai importante cunoștințe pe care ar trebui să le aveți:

I. Venituri:

1. Când afacerea dumneavoastră vinde bunuri și servicii unei alte firme, sunteți obligat să emiteți o factură care include datele firmei dumneavoastră, datele firmei clientului, un număr consecutiv din 10 cifre, data vânzării, descrierea și cantitatea a ceea ce vindeți, prețul unitar, prețul total, valoarea TVA și cota de TVA, suma totală de plată și modalitatea de plată.  Dacă nu facturați TVA, sunteți obligat să menționați și motivul pentru care nu facturați TVA. 
2. Când vindeți persoanelor fizice, acestea au dreptul să solicite o factură  și sunteți obligat să le-o emiteți dacă o solicită, dar altfel nu sunteți obligat să documentați fiecare vânzare cu factură.
3. Când primiți plăți în numerar (indiferent de tipul clientului), sunteți obligat să aveți o casă de marcat și să emiteți bon fiscal pentru fiecare vânzare plătită în numerar. Când primiți o plată cu cardul printr-un terminal POS în magazinul dumneavoastră, sunteți de asemenea obligat să emiteți bon fiscal. În prezent există dispozitive care combină un terminal POS și o casă de marcat într-un singur aparat. 
4. Dacă aveți un magazin online și trimiteți mărfurile prin curier, sunteți obligat să emiteți bon fiscal și să îl trimiteți clientului. În funcție de serviciul de curierat, este posibil să nu fie nevoie de bon.
5. Dacă vindeți online servicii plătite printr-o metodă de plată online, de cele mai multe ori sunteți obligat să emiteți bon fiscal sau bon fiscal electronic printr-un software specializat. 

II. Cheltuieli:

1. Pentru aproape toate cheltuielile firmei sunteți obligat să aveți o factură pentru cost, altfel acesta nu va fi deductibil fiscal. Există, desigur, câteva excepții; de exemplu, pentru cheltuielile cu mesele și protocolul este suficient un bon. 
2. Dacă cheltuielile sunt plătite în numerar sau cu cardul, trebuie să păstrați bonul fiscal împreună cu factura.
3. Nu este necesar să aveți un contract scris cu fiecare furnizor cu care lucrați, dar pentru serviciile de valoare mai mare este recomandabil să aveți unul și, în general, este mult mai sigur pentru dumneavoastră să aveți un contract. 
4. Dacă plătiți salariile în numerar, este obligatoriu să cereți angajatului să semneze un stat de plată.

Trebuie să păstrez o copie pe hârtie a tuturor facturilor? 

În prezent, majoritatea facturilor sunt transmise prin e-mail și tot mai puține sunt primite pe hârtie. Toate facturile primite pe hârtie trebuie păstrate în arhivă și nu trebuie aruncate. Totuși, nu este nevoie să le tipăriți pe cele primite în format PDF; păstrarea lor în format digital este suficientă și le puteți tipări oricând aveți nevoie. Un contabil bun vă va oferi o arhivă digitală bine organizată, accesibilă oricând.