Одне з найважливіших для Вашого бухгалтера — отримувати правильні види документів щодо Ваших доходів і витрат, і це має бути важливо й для Вас.
Але чому?
Ваші документи — це підстава для обґрунтування доходів і витрат перед органами влади; відсутність правильних документів призведе до вищих податків і, можливо, чималих штрафів. У цій статті ми намагаємося коротко викласти найважливіше, що Вам слід знати:
I. Доходи:
- Коли Ваш бізнес продає товари та послуги іншій компанії, Ви зобов’язані виставити рахунок-фактуру, який містить дані Вашої компанії, дані компанії-клієнта, 10-значний порядковий номер, дату продажу, опис і кількість того, що Ви продаєте, ціну за одиницю, загальну ціну, суму та ставку ПДВ, загальну суму до сплати і спосіб оплати. Якщо Ви не нараховуєте ПДВ, Ви зобов’язані також вказати підставу для ненарахування ПДВ.
- Коли Ви продаєте фізичним особам, вони мають право вимагати рахунок-фактуру і Ви зобов’язані його надати, якщо його вимагають, але в іншому разі Ви не зобов’язані оформлювати кожен продаж рахунком-фактурою.
- Коли Ви отримуєте оплату готівкою (незалежно від типу клієнта), Ви зобов’язані мати касовий апарат і видавати касовий чек на кожен продаж, оплачений готівкою. Коли Ви отримуєте оплату карткою через POS-термінал у своєму магазині, Ви також зобов’язані видати касовий чек. Сьогодні є обладнання, що поєднує POS-термінал і касовий апарат в одному пристрої.
- Якщо у Вас інтернет-магазин і Ви надсилаєте товари кур’єром, Ви зобов’язані видати касовий чек і надіслати його клієнту. Залежно від послуги Вашого кур’єра, можливо, чек можна не видавати.
- Якщо Ви продаєте послуги онлайн з оплатою через онлайн-платіжний засіб, здебільшого Ви зобов’язані видати касовий чек або електронний касовий чек через спеціалізоване програмне забезпечення.
II. Витрати:
- Майже для всіх витрат бізнесу Ви зобов’язані мати рахунок-фактуру, інакше вони не зменшуватимуть оподатковуваний прибуток. Звісно, є кілька винятків, наприклад, для витрат на харчування та представницьких витрат достатньо чека.
- Якщо витрати оплачено готівкою або карткою, касовий чек потрібно зберігати разом із рахунком-фактурою.
- Не обов’язково мати письмовий договір з кожним постачальником, з яким Ви працюєте, але для дорожчих послуг його рекомендується мати, і загалом із договором Ви захищені набагато краще.
- Якщо Ви виплачуєте зарплату готівкою, Ваш працівник обов’язково має підписати платіжну відомість.
Чи потрібно зберігати паперові примірники всіх рахунків-фактур?
Сьогодні більшість рахунків-фактур надходить електронною поштою, а паперових стає дедалі менше. Усі рахунки-фактури, отримані на папері, слід зберігати в архіві й не викидати. Проте ті, що Ви отримали у форматі PDF, роздруковувати не потрібно — достатньо зберігати їх в електронному вигляді, а за потреби Ви завжди зможете їх роздрукувати. Добрий бухгалтер забезпечить Вам добре організоване цифрове сховище, доступне Вам у будь-який час.
