Πώς τεκμηριώνω σωστά τα έξοδα της εταιρείας; Τιμολόγια, συμβάσεις

Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα για τον λογιστή σας είναι να λαμβάνει τα σωστά είδη παραστατικών για τα έσοδα και τα έξοδά σας, και αυτό θα πρέπει να είναι σημαντικό και για εσάς. 

Αλλά γιατί; 

Τα παραστατικά που έχετε αποτελούν τη βάση για την αιτιολόγηση των εσόδων και των εξόδων σας ενώπιον των αρχών· αν δεν έχετε τα σωστά, θα οδηγηθείτε σε υψηλότερους φόρους και ενδεχομένως σε βαριά πρόστιμα. Σε αυτό το άρθρο προσπαθούμε να συνοψίσουμε τις πιο βασικές γνώσεις που πρέπει να έχετε:

I. Έσοδα:

1. Όταν η επιχείρησή σας πουλά αγαθά και υπηρεσίες σε άλλη εταιρεία, είστε υποχρεωμένοι να εκδώσετε τιμολόγιο που περιλαμβάνει τα στοιχεία της εταιρείας σας, τα στοιχεία της εταιρείας-πελάτη σας, δεκαψήφιο αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία πώλησης, περιγραφή και ποσότητα αυτού που πουλάτε, τιμή ανά τεμάχιο, συνολική τιμή, ποσό ΦΠΑ και συντελεστή ΦΠΑ, συνολικό πληρωτέο ποσό και τρόπο πληρωμής.  Αν δεν χρεώνετε ΦΠΑ, είστε υποχρεωμένοι να αναγράφετε και τον λόγο για τον οποίο δεν χρεώνετε ΦΠΑ. 
2. Όταν πουλάτε σε ιδιώτες, αυτοί έχουν δικαίωμα να ζητήσουν τιμολόγιο  και είστε υποχρεωμένοι να τους το δώσετε αν το ζητήσουν, διαφορετικά όμως δεν είστε υποχρεωμένοι να τεκμηριώνετε κάθε πώληση με τιμολόγιο.
3. Όταν δέχεστε πληρωμές σε μετρητά (ανεξάρτητα από το είδος του πελάτη), είστε υποχρεωμένοι να έχετε ταμειακή μηχανή και να εκδίδετε απόδειξη ταμειακής μηχανής για κάθε πώληση που πληρώνεται σε μετρητά. Όταν δέχεστε πληρωμή με κάρτα μέσω τερματικού POS στο κατάστημά σας, είστε επίσης υποχρεωμένοι να εκδώσετε απόδειξη ταμειακής μηχανής. Σήμερα κυκλοφορούν συσκευές που συνδυάζουν τερματικό POS και ταμειακή μηχανή σε μία. 
4. Αν έχετε ηλεκτρονικό κατάστημα και στέλνετε τα αγαθά σας με courier, είστε υποχρεωμένοι να εκδίδετε απόδειξη ταμειακής μηχανής και να τη στέλνετε στον πελάτη σας. Ανάλογα με την υπηρεσία της εταιρείας courier, ενδέχεται να μπορείτε να παραλείψετε την απόδειξη.
5. Αν πουλάτε υπηρεσίες online που πληρώνονται με ηλεκτρονικό μέσο πληρωμής, τις περισσότερες φορές είστε υποχρεωμένοι να εκδίδετε απόδειξη ταμειακής μηχανής ή ψηφιακή απόδειξη μέσω εξειδικευμένου λογισμικού. 

II. Έξοδα:

1. Για σχεδόν όλα τα επιχειρηματικά σας έξοδα είστε υποχρεωμένοι να έχετε τιμολόγιο για τη δαπάνη, διαφορετικά δεν θα εκπίπτει φορολογικά. Υπάρχουν φυσικά λίγες εξαιρέσεις, για παράδειγμα για τα έξοδα φαγητού και ψυχαγωγίας αρκεί απόδειξη. 
2. Αν τα έξοδά σας πληρώνονται σε μετρητά ή με κάρτα, πρέπει να φυλάτε την απόδειξη ταμειακής μηχανής μαζί με το τιμολόγιο.
3. Δεν χρειάζεται να έχετε γραπτή σύμβαση με κάθε προμηθευτή με τον οποίο συνεργάζεστε, αλλά για υπηρεσίες μεγαλύτερης αξίας συνιστάται να υπάρχει, και γενικά είναι πολύ ασφαλέστερο για εσάς να έχετε σύμβαση. 
4. Αν καταβάλλετε μισθούς σε μετρητά, είναι υποχρεωτικό να ζητάτε από τον εργαζόμενό σας να υπογράφει μισθοδοτική κατάσταση.

Πρέπει να κρατώ έντυπο αντίγραφο όλων των τιμολογίων μου; 

Σήμερα τα περισσότερα τιμολόγια αποστέλλονται μέσω email και όλο και λιγότερα παραλαμβάνονται σε χαρτί. Όλα τα τιμολόγια που λάβατε σε χαρτί πρέπει να τα φυλάτε σε αρχείο και δεν πρέπει να τα πετάτε. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να εκτυπώνετε όσα λάβατε ως PDF· αρκεί η ψηφιακή τους αποθήκευση και μπορείτε πάντα να τα εκτυπώσετε όταν τα χρειαστείτε. Ένας καλός λογιστής θα σας παρέχει καλά οργανωμένη ψηφιακή αποθήκευση, προσβάσιμη σε εσάς ανά πάσα στιγμή.