Buchhalter wechseln in Bulgarien (2026): Checkliste

Sie können Ihren Buchhalter in Bulgarien 2026 jederzeit wechseln. Das Gesetz knüpft den Wechsel nicht an das Jahresende. Fordern Sie von Ihrem bisherigen Buchhalter die Summen- und Saldenliste (оборотна ведомост), das Hauptbuch, die Lohnlisten, die eingereichten Erklärungen und alle Unterlagen an. Bevollmächtigen Sie den neuen Buchhalter für die Arbeit mit der Nationalen Agentur für Einnahmen (НАП) und vereinbaren Sie, wer die Erklärungen für den letzten Monat einreicht: Die Mehrwertsteuer ist bis zum 14. fällig, die Lohnabrechnung bis zum 25. Ist die Buchhaltung in Rückstand geraten, kostet die Nachbuchung bei Fiscala 30–50 % der Monatsgebühr für jeden versäumten Monat.

Können Sie mitten im Jahr wechseln?

Ja. Das Rechnungslegungsgesetz (Закон за счетоводството, ЗСч) regelt, was mit den Unterlagen geschieht, wenn das Mandat der Person endet, die die Bücher führt und den Abschluss erstellt. Nach Art. 14 Abs. 1 ЗСч werden die Buchführungsunterlagen an eine vom Geschäftsführer der Gesellschaft benannte Person übergeben. Die Übergabe erfolgt vor einer Kommission in einem vom Geschäftsführer festgelegten Verfahren (Art. 14 Abs. 2). Das Gesetz sieht keine Bindung an das Jahresende vor.

Die praktische Regel ist eine andere: Wechseln Sie zum 1. eines Monats und trennen Sie die Zeiträume sauber. Ihr bisheriger Buchhalter schließt den Monat ab, für den ihm die Unterlagen bereits vorliegen, und reicht die Erklärungen dafür ein. Der neue Buchhalter übernimmt ab dem Folgemonat.

Was Sie von Ihrem bisherigen Buchhalter anfordern sollten

Die Buchführungsunterlagen gehören der Gesellschaft, nicht dem Buchhalter. Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, sie für die gesetzlichen Fristen aufzubewahren (Art. 16 Abs. 1 Nr. 8 ЗСч). Die Fristen nach Art. 12 ЗСч betragen 50 Jahre für Lohnlisten, 10 Jahre für Buchungsregister und Jahresabschlüsse und 3 Jahre für alle anderen Unterlagen. Fordern Sie an:

• Summen- und Saldenliste (оборотна ведомост) zum Übergabedatum und zum 31. Dezember des Vorjahres.
• Hauptbuch (главна книга) und die Nebenbücher: Kunden und Lieferanten, Kasse, Bank, Anlagevermögen mit Abschreibungsplan, Vorräte.
• Lohnlisten (ведомости за заплати) und die personenbezogenen Daten, die zur Versicherung der Mitarbeiter benötigt werden. Lohnlisten werden 50 Jahre aufbewahrt.
• Eingereichte Erklärungen mit ihren Eingangsnummern der НАП: Umsatzsteuererklärungen mit Einkaufs- und Verkaufsbüchern, VIES-Meldungen, Erklärungen nach Formular 1 und Formular 6, jährliche Körperschaftsteuererklärungen sowie Erklärungen nach Art. 55 und Meldungen nach Art. 73 des Einkommensteuergesetzes, falls die Gesellschaft solche Einkünfte ausgezahlt hat.
• Jahresabschlüsse und der Nachweis ihrer Veröffentlichung im Handelsregister.
• Belege: Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Protokolle. Werden sie nur elektronisch aufbewahrt, fordern Sie einen Export an.
• Einen Export aus der Buchhaltungssoftware in einem Format, das der neue Buchhalter öffnen kann, sowie eine Liste offener Angelegenheiten: laufende Prüfungen der НАП, Schreiben, Vorsteuerguthaben und vorgetragene steuerliche Verluste.

Unterzeichnen Sie ein Übergabeprotokoll (приемо-предавателен протокол), in dem die übergebenen Unterlagen aufgeführt sind. Das entspricht dem Verfahren nach Art. 14 ЗСч und dient Ihnen als Nachweis dessen, was Sie erhalten haben.

Zugang zur НАП: Vollmacht und elektronische Signatur

Eine Gesellschaft kann sich gegenüber der НАП auf Grundlage einer schriftlichen Vollmacht durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen (Art. 10 Abs. 4 der Steuer- und Sozialversicherungsverfahrensordnung, ДОПК). Erklärungen werden elektronisch von der Gesellschaft oder ihrem Vertreter mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) oder einem von der НАП ausgestellten persönlichen Identifikationscode eingereicht (Art. 102 Abs. 1 ДОПК). In der Praxis:

1. Der Geschäftsführer unterzeichnet eine Vollmacht für den neuen Buchhalter zur Nutzung der E-Services der НАП, die das Erforderliche abdeckt: Einreichung von Erklärungen, Meldungen und Korrespondenz.
2. Die Vollmacht wird im E-Service-Portal der НАП mit QES registriert. Der neue Buchhalter arbeitet zudem mit seiner eigenen QES.
3. Widerrufen Sie die Vollmacht des bisherigen Buchhalters. Nach Art. 41 des Gesetzes über Schuldverhältnisse und Verträge (ЗЗД) erlischt eine Vollmacht mit ihrem Widerruf. Der Widerruf kann gutgläubigen Dritten, die mit dem Bevollmächtigten gehandelt haben, nicht entgegengehalten werden – zögern Sie ihn daher nicht hinaus.
4. Ändern Sie Passwörter und Zugänge zur Bank, zur Rechnungssoftware und zu allen anderen Systemen, die der bisherige Buchhalter genutzt hat.

Die Übergabe auf die Fristen abstimmen

Am riskantesten sind die Tage rund um die monatlichen Fristen:

• Bis zum 14.: die Umsatzsteuererklärung für den Vormonat (Art. 125 Abs. 5 des Mehrwertsteuergesetzes, ЗДДС). Fällige Mehrwertsteuer wird bis zum selben Datum gezahlt (Art. 89 Abs. 1 ЗДДС). Eine umsatzsteuerlich registrierte Gesellschaft reicht eine Erklärung auch dann ein, wenn sie keine Umsätze hatte (Art. 125 Abs. 4 ЗДДС).
• Bis zum 25.: Sozialversicherungsbeiträge und einbehaltene Steuer auf die Gehälter des Vormonats, mit Formular 1 und Formular 6 (Art. 7 Abs. 1 des Sozialversicherungsgesetzbuchs, КСО; Art. 65 Abs. 11 des Einkommensteuergesetzes, ЗДДФЛ).
• 1. März – 30. Juni: die jährliche Körperschaftsteuererklärung und die Zahlung (Art. 92 Abs. 2 des Körperschaftsteuergesetzes, ЗКПО).
• Bis zum 30. September: Veröffentlichung des Jahresabschlusses im Handelsregister (Art. 38 Abs. 1 Nr. 1 ЗСч).

Beispiel: Sie beschließen Mitte Oktober 2026, den Buchhalter zu wechseln. Ihr bisheriger Buchhalter reicht die Umsatzsteuererklärung für September bis zum 14. Oktober und die Lohnabrechnung für September bis zum 25. Oktober ein. Der neue Buchhalter übernimmt ab 1. November: Er bearbeitet den Oktober und reicht dessen Umsatzsteuererklärung bis zum 14. November und dessen Lohnabrechnung bis zum 25. November ein. Halten Sie im Protokoll fest, wer für welchen Zeitraum verantwortlich ist. Alle Termine finden Sie in unserem Steuerkalender.

Wechseln Sie zwischen Januar und Juni, vereinbaren Sie ausdrücklich, wer den Jahresabschluss für das Vorjahr erstellt und unterzeichnet. Abschlüsse werden von natürlichen Personen erstellt, die bei der Gesellschaft angestellt oder von ihr beauftragt sind, oder von Buchhaltungsfirmen (Art. 17 Abs. 1 ЗСч), die die Anforderungen an Ausbildung und Berufserfahrung nach Art. 18 ЗСч erfüllen müssen.

Checkliste für den Buchhalterwechsel

1. Schließen Sie einen Vertrag mit dem neuen Buchhalter und legen Sie den Monat fest, ab dem er übernimmt.
2. Benachrichtigen Sie den bisherigen Buchhalter schriftlich und nennen Sie das Übergabedatum.
3. Vereinbaren Sie, wer die Umsatzsteuererklärung und die Lohnabrechnung für den letzten Monat einreicht.
4. Holen Sie Summen- und Saldenliste, Hauptbuch, Lohnlisten, Erklärungen und Unterlagen aus der obigen Liste ein.
5. Unterzeichnen Sie ein Übergabeprotokoll.
6. Bevollmächtigen Sie den neuen Buchhalter für die E-Services der НАП und widerrufen Sie die alte Vollmacht.
7. Ändern Sie die Zugänge zur Bank und zur Software.
8. Lassen Sie den neuen Buchhalter die Salden und eingereichten Erklärungen prüfen und sich melden, falls etwas fehlt.

Wenn die Buchhaltung in Rückstand geraten ist

Manchmal zeigt ein Wechsel, dass Belege über Monate nicht gebucht oder Erklärungen nicht eingereicht wurden. Die Lösung ist eine Nachbuchung: Die Belege werden rückwirkend gebucht und die Lücken korrigiert. Bei Fiscala kostet die Nachbuchung 30–50 % der Monatsgebühr für jeden versäumten Monat, je nach Umfang und Zustand der Unterlagen. Beispiel: Eine Gesellschaft im Tarif für 17 € mit 6 versäumten Monaten zahlt für die Nachbuchung zwischen 6 × 5,10 € = 30,60 € und 6 × 8,50 € = 51,00 €, zusätzlich zur regulären Monatsgebühr. Tarife und Preise finden Sie auf unserer Preisseite, unsere Leistungen unter Buchhaltungsleistungen.

Häufig gestellte Fragen

Darf mein bisheriger Buchhalter meine Unterlagen behalten?

Die Unterlagen gehören der Gesellschaft, und der Geschäftsführer ist für ihre Aufbewahrung verantwortlich (Art. 16 Abs. 1 Nr. 8 und Art. 12 ЗСч). Endet der Vertrag, werden die Unterlagen an eine vom Geschäftsführer benannte Person übergeben (Art. 14 Abs. 1 ЗСч).

Muss ich bis zum Jahresende warten?

Nein. Sie können zu jedem Monat wechseln. Am einfachsten ist der Start zum 1. eines Monats, nachdem der bisherige Buchhalter die Erklärungen für den Vormonat eingereicht hat.

Ist für den Zugang zur НАП ein notariell beglaubigtes Dokument erforderlich?

Die ДОПК verlangt eine schriftliche Vollmacht (Art. 10 Abs. 4), und für die elektronische Einreichung ist eine QES oder ein persönlicher Identifikationscode der НАП erforderlich (Art. 102 Abs. 1). Prüfen Sie die genaue Form für die Registrierung einer Vollmacht für E-Services im Portal der НАП.

Wie lange dauert die Übergabe?

Das hängt vom Umfang der Unterlagen ab und davon, ob der bisherige Buchhalter sie rechtzeitig übergibt. Vereinbaren Sie das Datum schriftlich, wenn Sie kündigen.

Quellen

Rechnungslegungsgesetz (Закон за счетоводството), Art. 12, 14, 16, 17, 18, 38; Steuer- und Sozialversicherungsverfahrensordnung (ДОПК), Art. 10, 102; Gesetz über Schuldverhältnisse und Verträge (ЗЗД), Art. 41; Mehrwertsteuergesetz (ЗДДС), Art. 89, 125; Sozialversicherungsgesetzbuch (КСО), Art. 7; Einkommensteuergesetz (ЗДДФЛ), Art. 65; Körperschaftsteuergesetz (ЗКПО), Art. 92.

Wenn Fiscala Ihre Buchhaltung übernehmen und die Übergabe von Ihrem bisherigen Buchhalter organisieren soll, nehmen Sie Kontakt auf.