Cum schimbați contabilul în Bulgaria (2026): listă de verificare

Puteți schimba contabilul în Bulgaria oricând în 2026. Legea nu leagă schimbarea de sfârșitul anului. Cereți contabilului actual balanța de verificare (оборотна ведомост), cartea mare, statele de plată, declarațiile depuse și toate documentele. Împuterniciți noul contabil să lucreze cu Agenția Națională pentru Venituri (НАП) și stabiliți cine depune declarațiile pentru ultima lună: TVA se depune până la data de 14, iar salariile până la data de 25. Dacă evidența contabilă a rămas în urmă, recuperarea contabilității la Fiscala costă 30–50% din onorariul lunar pentru fiecare lună restantă.

Puteți schimba contabilul la mijlocul anului?

Da. Legea contabilității (Закон за счетоводството, ЗСч) reglementează ce se întâmplă cu evidențele atunci când încetează colaborarea cu persoana care ține contabilitatea și întocmește situațiile financiare. Conform art. 14 alin. (1) ЗСч, evidențele contabile se predau unei persoane desemnate de administratorul societății. Predarea are loc în fața unei comisii, după o procedură stabilită de administrator (art. 14 alin. (2)). Legea nu stabilește nicio legătură cu sfârșitul anului.

Regula practică este alta: schimbați contabilul de la data de 1 a unei luni și separați clar perioadele. Contabilul actual închide luna pentru care are deja documentele și depune declarațiile aferente. Noul contabil preia activitatea din luna următoare.

Ce să cereți contabilului anterior

Evidențele contabile aparțin societății, nu contabilului. Administratorul răspunde de păstrarea lor pe durata termenelor legale (art. 16 alin. (1) pct. 8 ЗСч). Termenele de la art. 12 ЗСч sunt de 50 de ani pentru statele de plată, 10 ani pentru registrele contabile și situațiile financiare și 3 ani pentru toate celelalte evidențe. Cereți:

• Balanța de verificare (оборотна ведомост) la data predării și la 31 decembrie a anului precedent.
• Cartea mare (главна книга) și evidențele analitice: clienți și furnizori, casă, bancă, imobilizări cu planul de amortizare, stocuri.
• Statele de plată (ведомости за заплати) și datele personale necesare pentru asigurarea angajaților. Statele de plată se păstrează 50 de ani.
• Declarațiile depuse, cu numerele lor de înregistrare la НАП: deconturile de TVA cu jurnalele de cumpărări și vânzări, declarațiile VIES, declarațiile formular 1 și formular 6, declarațiile anuale de impozit pe profit, precum și declarațiile conform art. 55 și informările conform art. 73 din Legea privind impozitul pe venitul persoanelor fizice, dacă societatea a plătit astfel de venituri.
• Situațiile financiare anuale și dovada publicării lor în Registrul comerțului.
• Documentele justificative: facturi, contracte, extrase bancare, procese-verbale. Dacă sunt păstrate doar în format electronic, cereți un export.
• Un export din programul de contabilitate, într-un format pe care noul contabil îl poate deschide, și o listă a problemelor deschise: controale НАП în curs, corespondență, TVA de recuperat și pierderi fiscale reportate.

Semnați un proces-verbal de predare-primire (приемо-предавателен протокол) în care sunt enumerate documentele predate. Acesta urmează procedura de la art. 14 ЗСч și vă oferă dovada a ceea ce ați primit.

Accesul la НАП: împuternicire și semnătură electronică

O societate poate fi reprezentată în fața НАП de un mandatar pe baza unei împuterniciri scrise (art. 10 alin. (4) din Codul de procedură fiscală și de asigurări sociale, ДОПК). Declarațiile se depun electronic de societate sau de reprezentantul ei, cu semnătură electronică calificată (КЕП) sau cu un cod personal de identificare emis de НАП (art. 102 alin. (1) ДОПК). În practică:

1. Administratorul semnează o împuternicire pentru ca noul contabil să folosească serviciile electronice ale НАП, acoperind ceea ce este necesar: depunerea declarațiilor, informărilor și corespondența.
2. Împuternicirea se înregistrează în portalul de servicii electronice al НАП cu КЕП. Noul contabil lucrează și el cu propria КЕП.
3. Revocați împuternicirea contabilului anterior. Conform art. 41 din Legea obligațiilor și contractelor (ЗЗД), împuternicirea încetează prin revocare. Revocarea nu este opozabilă terților care au tratat cu bună-credință cu mandatarul, așa că nu o amânați.
4. Schimbați parolele și accesul la bancă, la programul de facturare și la orice alt sistem folosit de contabilul anterior.

Momentul predării în funcție de termene

Cele mai riscante zile sunt cele din jurul termenelor lunare:

• Până la data de 14: decontul de TVA pentru luna precedentă (art. 125 alin. (5) din Legea privind TVA, ЗДДС). TVA datorată se plătește până la aceeași dată (art. 89 alin. (1) ЗДДС). O societate înregistrată în scopuri de TVA depune decont chiar dacă nu a avut livrări (art. 125 alin. (4) ЗДДС).
• Până la data de 25: contribuțiile sociale și impozitul reținut pentru salariile lunii precedente, cu formularul 1 și formularul 6 (art. 7 alin. (1) din Codul asigurărilor sociale, КСО; art. 65 alin. (11) din Legea privind impozitul pe venitul persoanelor fizice, ЗДДФЛ).
• 1 martie – 30 iunie: declarația anuală de impozit pe profit și plata acestuia (art. 92 alin. (2) din Legea privind impozitul pe profit, ЗКПО).
• Până la 30 septembrie: publicarea situațiilor financiare anuale în Registrul comerțului (art. 38 alin. (1) pct. 1 ЗСч).

Exemplu: decideți să schimbați contabilul la mijlocul lui octombrie 2026. Contabilul actual depune decontul de TVA pentru septembrie până la 14 octombrie și declarațiile de salarii pentru septembrie până la 25 octombrie. Noul contabil preia activitatea de la 1 noiembrie: procesează luna octombrie și depune decontul de TVA aferent până la 14 noiembrie, iar declarațiile de salarii până la 25 noiembrie. Consemnați în procesul-verbal cine răspunde pentru fiecare perioadă. Lista completă a termenelor se găsește în calendarul nostru fiscal.

Dacă schimbați contabilul între ianuarie și iunie, stabiliți explicit cine va întocmi și semna situațiile financiare anuale pentru anul precedent. Situațiile financiare sunt întocmite de persoane fizice angajate sau contractate de societate ori de firme de contabilitate (art. 17 alin. (1) ЗСч), care trebuie să îndeplinească cerințele de studii și experiență de la art. 18 ЗСч.

Listă de verificare pentru schimbarea contabilului

1. Semnați un contract cu noul contabil și stabiliți luna din care preia activitatea.
2. Anunțați în scris contabilul anterior și comunicați-i data predării.
3. Stabiliți cine depune decontul de TVA și declarațiile de salarii pentru ultima lună.
4. Colectați balanța de verificare, cartea mare, statele de plată, declarațiile și documentele din lista de mai sus.
5. Semnați un proces-verbal de predare-primire.
6. Împuterniciți noul contabil pentru serviciile electronice ale НАП și revocați vechea împuternicire.
7. Schimbați accesul la bancă și la programe.
8. Cereți noului contabil să verifice soldurile și declarațiile depuse și să vă spună dacă lipsește ceva.

Dacă evidența contabilă a rămas în urmă

Uneori, schimbarea contabilului scoate la iveală luni de documente neînregistrate sau declarații nedepuse. Soluția este recuperarea contabilității: documentele sunt înregistrate retroactiv, iar lipsurile sunt corectate. La Fiscala, recuperarea contabilității costă 30–50% din onorariul lunar pentru fiecare lună restantă, în funcție de volumul și starea documentelor. Exemplu: o societate cu planul de 17 € și 6 luni restante plătește între 6 × 5,10 € = 30,60 € și 6 × 8,50 € = 51,00 € pentru recuperare, pe lângă onorariul lunar obișnuit. Planurile și prețurile se găsesc pe pagina de prețuri, iar serviciile noastre sunt descrise la servicii de contabilitate.

Întrebări frecvente

Poate contabilul anterior să îmi rețină documentele?

Evidențele aparțin societății, iar administratorul răspunde de păstrarea lor (art. 16 alin. (1) pct. 8 și art. 12 ЗСч). La încetarea contractului, evidențele se predau unei persoane desemnate de administrator (art. 14 alin. (1) ЗСч).

Trebuie să aștept până la sfârșitul anului?

Nu. Puteți schimba contabilul începând cu orice lună. Cel mai simplu este să începeți de la data de 1 a unei luni, după ce contabilul anterior a depus declarațiile pentru luna precedentă.

Accesul la НАП necesită un document legalizat notarial?

ДОПК impune o împuternicire scrisă (art. 10 alin. (4)), iar depunerea electronică necesită КЕП sau un cod personal de identificare de la НАП (art. 102 alin. (1)). Verificați forma exactă pentru înregistrarea unei împuterniciri pentru servicii electronice în portalul НАП.

Cât durează predarea?

Depinde de volumul documentelor și de faptul dacă contabilul anterior le predă la timp. Stabiliți data în scris atunci când îi comunicați încetarea colaborării.

Surse

Legea contabilității (Закон за счетоводството), art. 12, 14, 16, 17, 18, 38; Codul de procedură fiscală și de asigurări sociale (ДОПК), art. 10, 102; Legea obligațiilor și contractelor (ЗЗД), art. 41; Legea privind TVA (ЗДДС), art. 89, 125; Codul asigurărilor sociale (КСО), art. 7; Legea privind impozitul pe venitul persoanelor fizice (ЗДДФЛ), art. 65; Legea privind impozitul pe profit (ЗКПО), art. 92.

Dacă doriți ca Fiscala să preia contabilitatea și să organizeze predarea de la contabilul anterior, contactați-ne.