Смяна на счетоводител през 2026: документи, НАП и чеклист

Можете да смените счетоводителя си по всяко време на 2026 г.: законът не обвързва смяната с края на годината. Поискайте от досегашния счетоводител оборотна ведомост, главна книга, ведомости за заплати, подадените декларации и всички документи, упълномощете новия да работи с НАП и договорете кой подава декларациите за последния месец: ДДС до 14-о число, заплатите до 25-о. Ако счетоводството е изоставало, във Фискала възстановяването струва 30–50 % от месечната такса за всеки пропуснат месец.

Може ли смяната да стане в средата на годината?

Да. Законът за счетоводството урежда какво става с документацията, когато приключи правоотношението с лицето, което води текущото счетоводство и съставя отчетите. Според чл. 14, ал. 1 ЗСч счетоводната документация се предава на лице, определено от ръководителя на предприятието. Предаването и приемането става пред комисия по ред, който ръководителят определя (чл. 14, ал. 2). Срокът не е обвързан с края на годината.

Практическото правило е друго: сменяйте от 1-во число на месеца и разделете периодите ясно. Досегашният счетоводител приключва месеца, за който вече е събрал документите, и подава декларациите за него. Новият поема от следващия месец.

Какво да поискате от досегашния счетоводител

Счетоводната информация е на фирмата, не на счетоводителя. Ръководителят отговаря за съхраняването ѝ в законовите срокове (чл. 16, ал. 1, т. 8 ЗСч). Срокове по чл. 12 ЗСч: ведомостите за заплати се пазят 50 години, счетоводните регистри и финансовите отчети 10 години, останалите носители на информация 3 години. Поискайте:

• Оборотна ведомост към датата на предаване и към 31 декември на предходната година.
• Главна книга и аналитичните регистри: контрагенти, каса, банка, дълготрайни активи с амортизационния план, материални запаси.
• Ведомости за заплати и личните данни, нужни за осигуряването на служителите. Ведомостите се пазят 50 години.
• Подадените декларации с входящите номера: справки-декларации по ЗДДС с дневниците за покупки и продажби, VIES-декларации, декларации обр. 1 и обр. 6, годишни данъчни декларации, декларации по чл. 55 и справки по чл. 73 ЗДДФЛ, ако фирмата е изплащала такива доходи.
• Годишните финансови отчети и доказателство, че са обявени в Търговския регистър.
• Първичните документи: фактури, договори, банкови извлечения, протоколи. Ако се съхраняват само електронно, поискайте експорт.
• Експорт от счетоводната програма във формат, който новият счетоводител може да отвори, и списък на неприключените въпроси: висящи проверки от НАП, писма, данъчни кредити и загуби за пренасяне.

Подпишете приемо-предавателен протокол със списък на предадените документи. Така спазвате реда по чл. 14 ЗСч и имате доказателство какво сте получили.

Достъп до НАП: пълномощно и електронен подпис

Пред НАП фирмата може да се представлява от пълномощник въз основа на писмено пълномощно (чл. 10, ал. 4 ДОПК). Декларациите по електронен път се подават от фирмата или от неин представител с квалифициран електронен подпис (КЕП) или с персонален идентификационен код, издаден от НАП (чл. 102, ал. 1 ДОПК). На практика:

1. Управителят подписва пълномощно за новия счетоводител за електронните услуги на НАП, с обхвата, който е нужен: подаване на декларации, справки, кореспонденция.
2. Пълномощното се регистрира в портала за е-услуги на НАП с КЕП. Новият счетоводител също работи със собствен КЕП.
3. Оттеглете пълномощното на досегашния счетоводител. Пълномощието се прекратява с оттеглянето му (чл. 41 ЗЗД). Прекратяването не може да се противопостави на трети лица, които добросъвестно са договаряли с пълномощника, затова не го отлагайте.
4. Сменете паролите и достъпите до банката, програмата за фактуриране и всички други системи, които досегашният счетоводител е ползвал.

Кога да стане предаването спрямо сроковете

Най-рисковите дни са около месечните срокове:

• До 14-о число: справка-декларация по ДДС за предходния месец (чл. 125, ал. 5 ЗДДС); в същия срок се внася и дължимият данък (чл. 89, ал. 1 ЗДДС). Регистрираната по ДДС фирма подава справка и когато няма доставки (чл. 125, ал. 4 ЗДДС).
• До 25-о число: осигурителните вноски и удържаният данък за заплатите за предходния месец, с декларация обр. 1 и обр. 6 (чл. 7, ал. 1 КСО; чл. 65, ал. 11 ЗДДФЛ).
• 1 март – 30 юни: годишната данъчна декларация по ЗКПО и плащането на данъка (чл. 92, ал. 2 ЗКПО).
• До 30 септември: обявяване на годишния финансов отчет в Търговския регистър (чл. 38, ал. 1, т. 1 ЗСч).

Пример: решавате да смените счетоводителя си в средата на октомври 2026 г. Досегашният подава ДДС декларацията за септември до 14 октомври и заплатите за септември до 25 октомври. Новият поема от 1 ноември: обработва октомври и подава ДДС за него до 14 ноември, а заплатите до 25 ноември. Запишете в протокола кой отговаря за всеки период. Пълните срокове са в данъчния календар.

Ако сменяте между януари и юни, уговорете изрично кой ще изготви и подпише годишния отчет за предходната година. Отчетите се съставят от лица в трудово или облигационно правоотношение с фирмата или от счетоводни предприятия (чл. 17, ал. 1 ЗСч), които отговарят на изискванията за образование и стаж по чл. 18 ЗСч.

Чеклист за смяна на счетоводител

1. Подпишете договор с новия счетоводител и определете от кой месец поема.
2. Уведомете досегашния счетоводител писмено и посочете датата на предаване.
3. Уточнете кой подава ДДС декларацията и заплатите за последния месец.
4. Получете оборотна ведомост, главна книга, ведомости за заплати, декларации и документи по списъка по-горе.
5. Подпишете приемо-предавателен протокол.
6. Упълномощете новия счетоводител за е-услугите на НАП и оттеглете старото пълномощно.
7. Сменете достъпите до банката и програмите.
8. Нека новият счетоводител провери салдата и подадените декларации и ви каже дали има пропуски.

Ако счетоводството е изостанало

Понякога при смяна се оказва, че месеци наред не са осчетоводявани документи или не са подавани декларации. Тогава се прави възстановяване на счетоводството: документите се осчетоводяват със задна дата, а пропуснатото се коригира. Във Фискала възстановяването струва 30–50 % от месечната такса за всеки пропуснат месец, според обема и състоянието на документите. Пример: фирма на плана от 17 € с 6 пропуснати месеца плаща между 6 × 5,10 € = 30,60 € и 6 × 8,50 € = 51,00 € за възстановяването, отделно от текущата месечна такса. Планове и цени ще намерите на страницата Цени, а услугите ни са описани в Счетоводни услуги.

Често задавани въпроси

Може ли досегашният счетоводител да задържи документите ми?

Документите са на фирмата и ръководителят отговаря за съхраняването им (чл. 16, ал. 1, т. 8 и чл. 12 ЗСч). При прекратяване на договора документацията се предава на лице, определено от ръководителя (чл. 14, ал. 1 ЗСч).

Трябва ли да чакам края на годината?

Не. Смяната може да стане от всеки месец. Най-лесно е от 1-во число, след като досегашният счетоводител подаде декларациите за предходния месец.

Нужен ли е нотариално заверен документ за достъп до НАП?

ДОПК изисква писмено пълномощно (чл. 10, ал. 4), а за електронните декларации КЕП или ПИК (чл. 102, ал. 1). Конкретната форма за регистриране на пълномощно за е-услуги проверете в портала на НАП.

Колко време отнема предаването?

Зависи от обема на документите и от това дали досегашният счетоводител ги предаде навреме. Затова уговорете датата писмено още при уведомяването.

Източници

Закон за счетоводството (чл. 12, 14, 16, 17, 18, 38); Данъчно-осигурителен процесуален кодекс (чл. 10, 102); Закон за задълженията и договорите (чл. 41); Закон за данък върху добавената стойност (чл. 89, 125); Кодекс за социалното осигуряване (чл. 7); Закон за данъците върху доходите на физическите лица (чл. 65); Закон за корпоративното подоходно облагане (чл. 92).

Ако искате Фискала да поеме счетоводството Ви и да организира предаването от досегашния счетоводител, свържете се с нас.